וואטסאפ עסקי: מדריך פתיחה והודעות

מה זה וואטסאפ עסקי ולמי זה מתאים?

וואטסאפ עסקי, או WhatsApp Business, היא אפליקציה נפרדת מהוואטסאפ הרגיל. היא נראית דומה, אבל נותנת לכם כלים שנועדו לניהול שיחות עם לקוחות ולא רק עם חברים ומשפחה.

היא מתאימה במיוחד לעסקים קטנים שמקבלים שאלות חוזרות: כמה עולה, איפה אתם נמצאים, מתי יש תור פנוי, האם אתם מגיעים לאזור מסוים, איך מזמינים, ומה שעות הפעילות. במקום להקליד כל פעם מחדש, אפשר להכין תשובות, הודעות אוטומטיות ופרופיל ברור.

אם אתם עובדים מהטלפון האישי שלכם, וואטסאפ עסקי יכול לעשות סדר בלי להכניס מערכת כבדה. הלקוח עדיין כותב לכם בוואטסאפ שהוא מכיר, ואתם מקבלים יותר שליטה על מה שהוא רואה לפני שאתם עונים.

מה ההבדל בין וואטסאפ עסקי לוואטסאפ רגיל?

בשני המקרים אפשר לשלוח הודעות, תמונות, סרטונים, מסמכים, הודעות קוליות ומיקום. ההבדל הוא שוואטסאפ עסקי מוסיף שכבה עסקית סביב השיחה.

בוואטסאפ רגיל הלקוח רואה שם, תמונה ואולי סטטוס. בוואטסאפ עסקי הוא יכול לראות פרופיל עם תיאור העסק, כתובת, שעות פעילות, אתר, מייל וקטלוג. זה עוזר לו להבין מהר אם הגיע למקום הנכון.

בנוסף, יש כלים שחוסכים זמן: הודעת פתיחה למי שפונה בפעם הראשונה, הודעת היעדרות כשאתם לא זמינים, תוויות לסידור שיחות ותשובות מהירות למשפטים שחוזרים על עצמם.

• פרופיל עסקי: שם העסק, תחום, תיאור, כתובת, שעות, אתר ומייל.
• הודעות אוטומטיות: פתיחה, היעדרות ותשובות מוכנות.
• קטלוג: הצגת מוצרים, טיפולים, שירותים או חבילות.
• תוויות: סימון לקוחות לפי חדש, ממתין להצעת מחיר, שולם, לתיאום, לטיפול חוזר.
• כלים בסיסיים למדידה וניהול, בלי להפוך את זה למוקד שירות גדול.

האם וואטסאפ עסקי עולה כסף?

האפליקציה של וואטסאפ עסקי לעסקים קטנים היא חינמית להורדה ולשימוש בסיסי. אפשר לפתוח פרופיל, לשלוח הודעות, להגדיר הודעות אוטומטיות, להשתמש בתשובות מהירות וליצור קטלוג בלי לשלם על האפליקציה עצמה.

יש גם שירותים בתשלום שמיועדים בדרך כלל לעסקים גדולים יותר, מוקדי שירות, מערכות CRM, אוטומציות מתקדמות וחיבורים דרך הפלטפורמה העסקית של וואטסאפ. זה כבר עולם אחר, ולא כל עסק קטן צריך אותו בהתחלה.

אם אתם עסק קטן שעונה בעצמו ללקוחות, לרוב אפשר להתחיל מהאפליקציה החינמית. אם בהמשך יש הרבה פניות, כמה אנשי צוות, או צורך בחיבור למערכת חיצונית, כדאי לבדוק פתרונות מתקדמים מול ספק מתאים ולוודא את העלויות והתנאים העדכניים.

• לרוב העסקים הקטנים: מתחילים מהאפליקציה החינמית.
• לעסקים עם צוות או הרבה פניות: בודקים אם צריך מערכת שירות או חיבור חיצוני.
• לפני שירות בתשלום: שואלים מה בדיוק מקבלים, מי עונה ללקוחות, ומה קורה אם מפסיקים להשתמש בשירות.

איך פותחים וואטסאפ עסקי בצורה מסודרת?

הפתיחה עצמה פשוטה, אבל כדאי לעשות אותה בזהירות כי מספר הטלפון שלכם הוא נכס עסקי. לפני שמתקינים, החליטו אם אתם משתמשים במספר הקיים או במספר נפרד לעסק.

אם המספר האישי שלכם כבר מוכר לכל הלקוחות, מעבר לוואטסאפ עסקי יכול להיות טבעי. אם אתם רוצים הפרדה בין בית לעבודה, שעות פעילות ברורות, או עובד נוסף בעתיד, מספר עסקי נפרד יכול להיות נוח יותר.

בדקו גם גיבוי. לפני כל מעבר בין אפליקציות או מכשירים, ודאו שהשיחות מגובות לפי האפשרויות שיש לכם בטלפון. אם יש לכם מידע רגיש או לקוחות קבועים, אל תעשו מעבר בלחץ באמצע יום עבודה.

• הורידו את WhatsApp Business מחנות האפליקציות הרשמית.
• אמתו את מספר הטלפון שבו תרצו להשתמש לעסק.
• בחרו שם עסק ברור, רצוי כמו שהלקוחות מכירים אתכם.
• העלו תמונת פרופיל: לוגו, תמונת מקום, או תמונה מקצועית שלכם.
• מלאו תיאור קצר, תחום פעילות, שעות, אזור שירות וקישורים רלוונטיים.
• שלחו הודעת בדיקה מחבר או מטלפון נוסף ובדקו איך הפרופיל נראה ללקוח.

מה כדאי לכתוב בפרופיל העסקי?

פרופיל טוב עונה ללקוח על השאלות הראשונות לפני שהוא שולח הודעה. מי אתם, מה אתם עושים, איפה אתם עובדים, מתי אתם זמינים ומה הצעד הבא.

אל תכתבו תיאור כללי מדי כמו ״שירות מקצועי ואמין״. עדיף לכתוב ברור: מה השירות, למי הוא מתאים, ובאיזה אזור או פורמט אתם עובדים. לקוחה שרוצה טיפול פנים, תיקון דוד או שיעור מתמטיקה צריכה להבין תוך כמה שניות אם אתם רלוונטיים.

אם יש לכם אתר, כרטיס גוגל, עמוד אינסטגרם או דף הזמנות, הוסיפו קישור. אם אין אתר, אפשר לפחות להוסיף קטלוג בוואטסאפ עם השירותים המרכזיים.

• שם העסק: כמו שמופיע בגוגל, בפייסבוק ובחשבוניות, אם יש.
• תיאור: משפט אחד עד שניים עם השירות והאזור.
• שעות פעילות: מתי אתם עונים, לא בהכרח מתי אתם עובדים בפועל.
• כתובת: רק אם מקבלים קהל במקום קבוע.
• אזור שירות: רלוונטי לבעלי מקצוע, משלוחים, שיעורים בבית הלקוח ושירותים ניידים.
• קישור: אתר, עמוד הזמנות, אינסטגרם, כרטיס גוגל או טופס פנייה.

איך מגדירים וואטסאפ עסקי הודעה אוטומטית?

הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי עוזרת ללקוח לדעת שהפנייה התקבלה גם כשאתם לא יכולים לענות מיד. יש שני סוגים שימושיים במיוחד: הודעת פתיחה והודעת היעדרות.

הודעת פתיחה נשלחת בדרך כלל למי שפונה בפעם הראשונה או אחרי תקופה שלא דיברתם. היא טובה כדי לברך, לכוון, ולבקש את המידע שחסר לכם כדי לענות מהר.

הודעת היעדרות נשלחת כשאתם לא זמינים, למשל אחרי שעות הפעילות, בשבת, בחופשה או בזמן טיפול. המטרה שלה היא לא להעמיס, אלא לתת ציפייה ברורה: מתי תחזרו ומה אפשר לשלוח בינתיים.

• פתחו את האפליקציה ועברו לכלים עסקיים.
• בחרו הודעת פתיחה או הודעת היעדרות.
• כתבו נוסח קצר וברור.
• בחרו למי ההודעה תישלח: כולם, מי שלא באנשי קשר, או לקוחות מסוימים.
• בהודעת היעדרות הגדירו מתי היא פעילה: תמיד, מחוץ לשעות, או בזמנים מסוימים.
• בדקו את ההודעה מטלפון אחר כדי לוודא שהיא נשמעת אנושית ולא קרה.

הודעת פתיחה וואטסאפ עסקי דוגמאות שאפשר להעתיק

הודעת פתיחה טובה עושה שלושה דברים: אומרת שלום, מציגה מה צריך לשלוח, ומרגיעה שתחזרו בהקדם. היא לא צריכה להיות ארוכה ולא צריכה למכור בכוח.

בחרו נוסח שמתאים לסגנון שלכם. בעל מקצוע בשטח צריך הודעה שונה מסטודיו ליוגה, חנות מתנות או מורה פרטית. אם אתם מקבלים הרבה פניות, בקשו מראש פרטים שיעזרו לכם לענות בלי הלוך ושוב.

אפשר גם לשנות את ההודעה לפי עונה או עומס. למשל לפני חגים, בתקופת הרשמה לקורסים, או בזמן מבצע. רק אל תשכחו לעדכן כשהתקופה נגמרת.

• לבעל מקצוע: שלום, הגעתם אל [שם העסק]. כדי שנוכל לעזור מהר, שלחו בבקשה מה התקלה, באיזו עיר אתם, ותמונה אם יש. נחזור אליכם בהקדם.
• לסטודיו או קליניקה: שלום, איזה כיף שפניתם ל[שם העסק]. כתבו לנו איזה טיפול או שיעור מעניין אתכם, ימים נוחים ושאלה אם יש. נחזור עם אפשרויות תיאום.
• לחנות: שלום, ברוכים הבאים ל[שם החנות]. אפשר לשלוח שם מוצר או תמונה של מה שחיפשתם, ונבדוק זמינות, מחיר ואפשרות איסוף או משלוח.
• למורה פרטית או מאמן: שלום, תודה שפניתם. כתבו בבקשה גיל או כיתה, נושא הלימוד או האימון, מטרה עיקרית וזמנים נוחים. נחזור אליכם עם פרטים.
• לנותן שירות B2B: שלום, הגעתם ל[שם העסק]. כדי שנבין איך לעזור, שלחו בקצרה מה השירות שאתם צריכים, שם העסק, דדליין אם יש, ודרך נוחה לחזרה.